展示会の準備スケジュールとチェックリスト！初めてでも展示会出展を成功させる方法

展示会に出展することになったけれど、「いつから何を準備すれば良いのか分からない」とお困りの方もいるでしょう。
展示会は準備することがたくさんあるため、スケジュールを立てて計画的に進めることが大切です。

当記事では展示会に出展する方に向けて、展示会準備のスケジュールやチェックリストを紹介しています。
初めてでも展示会出展を成功できるよう分かりやすく解説しているので、せひ参考にしてください。

展示会準備のスケジュールを解説

展示会準備のスケジュールとやるべきことは以下の通りです。

展示会準備はやることがたくさんあるため、12ヶ月〜6ヶ月前からスケジュールを立てて進めていきましょう。
スケジュール通りに準備を進めることで、初心者の方でも展示会出展を成功させることができます。
またチェックリストを作成することで準備の抜け漏れがなくなるのでおすすめです。

展示会の12ヶ月〜6ヶ月前にやっておくこと

展示会の12ヶ月〜6ヶ月前にやっておく準備は以下の3つです。

展示会の目的と目標を明確にすることで、成果に繋げることができ、展示会が成功する確率が上がります。
展示する内容も早い段階で決めておくことで、展示会準備を円滑に進めることが可能です。
出展する展示会も計画的に決めて申し込んでおくと、より自分たちのイメージにあった会場で展示することができるでしょう。

展示会の目的と目標を考える

展示会を出展するために最初に準備することは、展示会の目的を考えることです。
目的を明確にすることで、「展示会に出展したのに何も成果を得られなかった」という事態を防ぐことができます。
また目的によって出展する展示会も変わってくるでしょう。

展示会出展の目的としては主に以下が挙げられます。

目的が決まったら、展示会での目標を設定するとより成果に繋がりやすくなります。
名刺を配った枚数、商談獲得件数、受注件数、売り上げ金額など数値をベースにして目標を決めることが大切です。

展示する内容を決定する

展示会に出展する目的と目標が決まったら、それに合わせて展示する内容を決定しましょう。
展示する内容を考える時は以下の項目を基準に考えることで、展示会の方向性を定めることができます。

ターゲットや何人くらいを集客するか規模まで決めることで、出展する展示会を選びやすくなります。

出展する展示会決めて申し込む

展示する内容が決まったら、内容に沿って展示会を選びましょう。
展示会には「商談展」「パブリックショー」「プライベートショー」の3種類があります。

見込み顧客の獲得や案件の獲得を目的としている場合は、企業向けの展示会である商談展がおすすめです。
一般来場者向けに行うパブリックショーは、自社商品の認知度を向上したい場合や商品の即売を行いたい場合にぴったりでしょう。
プライベートショーは主に大手企業が行う単独の展示会で、既存顧客との関係構築を狙えます。

さらにくじ引きで出展ベースを決める展示会と、空いているベースから選んで出展ベースを決める展示会があります。
展示会の種類や出展ベースを決める方法を考慮して、申し込む展示会を選びましょう。

展示会の6ヶ月〜3ヶ月前にやっておくこと

展示会の6ヶ月〜3ヶ月前にやっておく準備は以下の2つです。

ブースの装飾やレイアウトは一目で何を展示しているのか分かるデザインにするのがポイントです。
販促方法やデザインを外注したいという場合は、企画プランニング会社やデザイン事務所に任せるのも一つの手でしょう。

装飾やレイアウトが決まったら、ブースの施工会社の選定作業に入ります。
会社によって費用が異なるので、3社ほどから見積もりを取って依頼する会社を決めてください。

ブースの装飾やレイアウトを考える

出展する展示会が決まったら、ブースの装飾やレイアウトを考えましょう。
ブースの装飾やレイアウトは以下の項目を考えてください。

ブースの商品やレイアウトを考える時は、来場者が最初に見る通路側のデザインに力を入れましょう。
通路側の展示が魅力的だと、来場者はブースの中まで入りたくなります。
商品が良く見えるよう陳列を工夫し、暗く見えないように照明までこだわってください。

また展示会会場は広いため、遠くから見ても何の商品が展示されているか分かるように展示することも大切です。
キャッチコピーやパネルを工夫して、遠くからでも目につくデザインを心がけましょう。

販促方法やデザインを外注したい場合は、企画プランニング会社やデザイン事務所に任せることをおすすめします。
企画プランニング会社は企画段階から協力し、販促方法も考えてくれる会社です。
デザイン事務所に依頼すると、ビジュアル面で他の会社と一線を隠したブースを作成することができるでしょう。

ブースの施工会社を選定し打ち合わせする

ブースのレイアウトや装飾が決まったら、ブースの施工会社を選定しましょう。
施工や装飾をワンストップで行ってくれる業者を探すと、打ち合わせが楽になり、担当者の手間が減るのでおすすめです。

施工専門会社は展示会やブースの施工を専門に行っており、設営の経験が多く事例も豊富です。
ただデザインや企画の知識が少ない場合もあるため、ブースのデザインはある程度こちらで決めておく必要があります。
いくつかのデザインから選べるパッケージ商品を持っている企業も多いので、デザインに強いこだわりがない場合はそこから決めてもいいでしょう。

施工の予算は、ブースの広さ・装飾の種類・希望納期・選ぶ会社によって変わります。
見積もりは3社ほどから取って比較し、予算に合った施工会社を選んでください。

展示会の3ヶ月前にやっておくこと

展示会の3ヶ月前にやっておく準備は以下の2つです。

集客方法は「展示会に来てもらうための方法」と「展示会当日にブースに来てもらうための方法」の2種類を考えておくことをおすすめします。
自分のブースに来場者を呼び込む工夫をして、成果に繋がる機会を増やしましょう。

また遠方で展示会を出展する場合は、宿泊先を手配することも忘れないでください。
展示会が大きければ、周辺の宿泊先がすぐに予約で埋まってしまう場合があるため、早めに予約するよう心がけましょう。

展示会への集客方法を考える

ブースのデザインが決まったら、展示会への集客方法を考えましょう。
展示会の宣伝方法には以下が挙げられます。

せっかく展示会に出展するとなっても、来場者が集まらないと成果に繋がるチャンスが減ってしまいます。
展示会に出展する目的に合わせて宣伝方法を選びましょう。

また展示会の会場でブースに来てもらうための宣伝方法もこの段階で決めてことをおすすめします。
展示会ではたくさんの企業が出展するため、来場者をブースに呼び込む工夫が必要です。
展示会での集客方法は以下の通りです。

商品やコンセプト・予算に合わせて集客方法を選んでください。

宿泊先を手配する

出展する展示会が遠方の場合、宿泊先を手配するのを忘れないようにしてください。
大きなイベントが開催される場合や地方で展示会が開催される場合は、周辺の宿泊施設が予約でいっぱいになってしまう可能性があります。

出展する展示会が決まったら、すぐに会場周辺の宿泊先を予約しておくと良いでしょう。
早めに予約をしておくと割引が効くこともあるのでおすすめです。

展示会の2ヶ月前にやっておくこと

展示会の2ヶ月前にやっておく準備は以下の3つです。

展示会を出展する時に準備物が足りないということがないように、チラシやパンフレットなどの制作物は2ヶ月前には制作を開始しましょう。
外注する場合もこのタイミングで行うことをおすすめします。
車で行ける範囲に会場があるのか遠方にあるのかによって搬入・搬出の方法は異なるので、事前に決めておきましょう。
展示会に参加するメンバーは役割に合わせて選定することで、より集客力が上がります。

チラシ・パンフレット・紙袋などの制作物を作成する

展示会で必要なチラシ・パンフレット・紙袋・案内状・ポスター・パネルノベルティなどの制作物は、展示会の2ヶ月前に作成を開始しましょう。
外注する場合もこのタイミングで依頼しておくと余裕を持って準備できます。
AdobeIllustratorやPhotoshopで作成して入稿するパターンが多いので、データをあらかじめ作成しておくとスムーズです。

制作会社を選ぶ時は予算だけでなく何枚から依頼を受け付けているかもチェックするようにしてください。
安く注文できるところは最小生産数も多めに設定されているところも多いので、注意が必要です。
どれだけの枚数を依頼したいかによって制作会社を選びましょう。

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完全オリジナルのフルオーダー紙袋も取り扱っているので、展示会で紙袋を使用したい方はぜひチェックしてください。
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搬入や搬出を手配する

展示会の準備では搬入日までに搬入物が届くよう手配しなければいけません。
展示会の搬入は決められた搬入・設営日に行い、多くの展示会は開催日の前日に設定しています。

車で移動できる範囲に会場がある場合は、車を使用して搬入すると良いでしょう。
車て搬入する場合、近隣のパーキングエリアもチェックしておくことをおすすめします。
遠方に住んでいる場合は搬入日に到着するよう、宅急便を手配する必要があります。
搬入する時間や受取場所も要チェックです。

また搬出は展示会の閉会後すぐに行います。
速やかに搬出できるよう送り状を記載しておくと良いでしょう。

展示会に参加するメンバーを選定し配置を決定する

展示会に参加するメンバーの選定と配置決めも必要です。
展示会で必要な役割は以下の通りです。

設営も考慮してどの役割に何人必要かを洗い出し、役割に応じたメンバーを社内で選定します。
展示会によって1日だけのものや3日間開催するものがあるので、日数も考慮して決めましょう。
またコンパニオンや派遣スタッフを募集する必要がある場合は、この時に募集することをおすすめします。

展示会の1ヶ月前にやっておくこと

展示会の1ヶ月前にやっておく準備は以下の2つです。

参加してほしい顧客には事前に案内状を送っておきましょう。
1ヶ月前から案内状を送っておくと、先方もスケジュールを調整しやすくなります。
スタッフの休憩時間も考慮してシフトを立てておくことで、展示会当日を安心して迎えられます。

参加してほしい顧客に案内状を送る

展示会に参加してほしい顧客には、展示会の1ヶ月前には案内状を送ってください。
案内状を事前に送っておくと先方も予定を調整しやすくなり、ブースに立ち寄ってもらえる可能性が上がります。
当日の運営を効率的に進めるためにも、案内状を送付してから1〜2週間後には電話やメールでアポイントメントを取れると良いでしょう。

またホームページやSNSでの宣伝も同時に行ってください。

スタッフのシフトを決める

スタッフのシフトを事前決めておくと、展示会をスムーズに運営することができます。
シフトを決める時は誰がいつ休憩に行くかも決めておくと、効率的に動くことができます。

当日の混み具合でシフトは変更になるかもしれませんが、ある程度のシフトを事前に決めておくと安心して当日を迎えられます。

展示会の7日前にやっておくこと

展示会の7月前にやっておく準備は以下の2つです。

展示会当日に必要なものはたくさんあるので、事前に必要なもののチェックリストを作成しておくことが大切です。
またチェックリストを見ながら備品の点検を行うことで、当日に慌てて買い足す必要もなくなります。

当日に必要なもののチェックリストを作成する

当日に持っていく必要なもののチェックリストを作成しておくことで、準備するのを忘れることを防げます。

来場者へ簡易的なアンケートを実施すると、次の展示会に生かすことができるのでおすすめです。
また展示会終了後はすぐに搬出を行うので、その時に掃除ができるようにほうきやちりとりも持って行きましょう。

食品を扱う展示会の場合は紙皿やウエットティッシュ、公演を行う場合はPCとコネクターなど、取り扱う商品によっても準備するものは変わってきます。
上記以外にも必要なものがあれば、チャックリストに追加しておきましょう。

備品を点検する

展示会で必要なもののチェックリストに沿って、備品を点検しましょう。
備品の点検の際には以下の項目を確認してください。

展示会準備当日は慌ただしく途中で買いに行けない場合がほとんどです。
当日に慌てることがないよう、備品は事前に確認しておきましょう。

展示会1日前にやっておくこと

展示会の1日前にやっておく準備は以下の2つです。

事前に決めておいたレイアウトを元にブースの設営を行います。
当日に機材トラブルがないよう、ちゃんと操作できるかどうかテストしておくことが大切です。
リハーサルを行うことで、より万全な体制で当日を迎えられることができます。

ブースの設営や機材テストを行う

展示会前日は備品の搬入とブースの設営を行いましょう。
搬入日は展示会の前日を指定されることが多いですが、展示会によって異なるため確認しておいてください。
決めておいたレイアウトを基準に設営を行うとスムーズです。

また公演を行ったり動画を流したりする場合は、ネット環境のチェックやちゃんと動画が流れるか、電子機器がちゃんと作動するのか確認してください。
当日になってうまく操作できず慌てることのないように、前日に機材テストをしておきましょう。

展示会の運営リハーサルを行う

設営が完了したら展示会の運営リハーサルを行ってください。
事前に決めていた役ごとに1日の流れをおさらいします。

商品説明以外を担当しているメンバーでも、大まかな商品の説明はできるようにしておきましょう。
説明担当が取り込み中の時にも来場者に対応できるようにしておくと成果に繋がる機会を損出しません。
事前に説明のマニュアルや想定される質問集を作っておくと良いでしょう。

展示会後にやること

展示会後にやることは、展示会のフォローアップです。

来場者のお礼や見込み客へのアプローチを行うことで、関係構築や商談の発生を期待できます。
また展示会の目標達成度や振り返り・アンケート結果の集計を行うことで、次回の展示会をより良いものにできるでしょう。

展示会のフォローアップ

展示会が終わった後は1週間以内に来場者や今後の展示会に向けてのフォローアップを行います。

展示会後はできるだけ早く来場者にお礼メールを送りましょう。
忙しい中時間を作って来場してくれたことへの感謝を伝えてください。
その時に見込み客へのアプローチも行うとより効果的です。
展示会のブースはたくさんあって記憶が薄れやすいため、なるべく早くメールを送ることが重要です。

また最初に決めた展示会の目的と目標が達成できたかも確認しましょう。
数値で達成度を分析することで、次回の展示会に活かしやすくなります。
アンケートの結果も踏まえて良かった点と課題点を洗い出して、解決法を考えることも大切です。

展示会準備はスケジュールを立てて計画的に行おう

展示会準備はやることがたくさんあるため、スケジュールを立てて計画的に行うことが大切です。
展示会準備のチェックリストは以下の通りです。

展示会準備は展示会の目的や目標を具体的に決めることから始まります。
スケジュール通りに準備を進めれば、初心者の方でも展示会出展を成功させることができることができます。
ぜひ当記事を参考に展示会に出展してみてください。